Question 1

Aký je rozdiel medzi PDF faktúrou a e-faktúrou?

Accepted Answer

PDF je obrázok faktúry určený pre človeka — systém z neho údaje spoľahlivo nevyčíta. E-faktúra je štruktúrovaný súbor XML podľa normy EN 16931 (formát UBL 2.1), ktorý si systémy prečítajú a spracujú automaticky. PDF si k nej môžete naďalej generovať na čítanie a tlač.

Question 2

Ste certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby?

Accepted Answer

Nie a nechceme to zastierať. Vlastný prístupový bod neprevádzkujeme. Doklady odosielame aj prijímame cez ePošták (identifikátor EFSK0000012, prevádzkovateľ Kaja Solutions s.r.o.), ktorý je zapísaný v zozname certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby pre elektronickú fakturáciu vedenom Finančnou správou SR. My na tejto doručovacej vrstve staviame aplikáciu: vystavovanie dokladov, validáciu, schvaľovanie, prehľad a auditný záznam.

Question 3

Kto oznamuje údaje z faktúr Finančnej správe?

Accepted Answer

Oznamovanie údajov zabezpečuje doručovateľ v rámci doručenia dokladu; my v aplikácii zobrazujeme stav odoslania a doručenia. Presné rozdelenie povinností aj rozsah oznamovaných údajov sa dolaďujú podľa finálnej legislatívy — akonáhle bude znenie definitívne, premietneme ho do aplikácie aj do tejto odpovede.

Question 4

Týka sa povinnosť aj faktúr pre bežných spotrebiteľov (B2C)?

Accepted Answer

Povinnosť smeruje na fakturáciu medzi podnikateľmi (B2B) a voči štátu a verejnej správe (B2G). Doklady pre koncových spotrebiteľov ostávajú mimo tohto režimu, no ak spracúvate oboje, oplatí sa mať jednotný proces.

Question 5

Potrebujem od odberateľa súhlas s elektronickou faktúrou?

Accepted Answer

Dnes je pri elektronickej faktúre potrebný súhlas príjemcu. Po nábehu povinnej e-fakturácie sa štruktúrovaná e-faktúra stáva štandardnou formou dokladu, takže osobitný súhlas odberateľa už nebude potrebný.

Question 6

Dokedy budem musieť faktúru vystaviť?

Accepted Answer

Nová úprava vychádza z európskeho balíka ViDA, ktorý lehotu na vystavenie faktúry výrazne skracuje — počíta sa v dňoch od dodania, nie v týždňoch. Presné znenie doplníme po schválení finálnej legislatívy; v praxi to znamená fakturovať priebežne, nie hromadne na konci mesiaca.

Question 7

Čo ak môj odberateľ ešte nie je na e-faktúry pripravený?

Accepted Answer

Do konca roka 2026 fungujú oba svety súbežne. Doklad odošlete cez Peppol a PDF si stiahnete a pošlete partnerovi svojím zvyčajným kanálom. Ak partner na Peppole ešte nie je, jeho papierové a PDF doklady spracujete cez OCR alebo import UBL XML.

Question 8

Kedy sa mám prípravou začať zaoberať?

Accepted Answer

Prakticky hneď. Najviac času zaberie čistenie kmeňových dát odberateľov a dohoda o schvaľovacom procese, nie samotné pripojenie. Firmy, ktoré to nechajú na koniec roka 2026, budú riešiť chyby v ostrej prevádzke.

Question 9

Čo je vlastne Peppol?

Accepted Answer

Peppol je medzinárodná sieť na výmenu elektronických dokladov. Funguje podobne ako e-mail: každá firma má svoj identifikátor a doklad putuje cez prístupové body medzi odosielateľom a príjemcom. Nemusíte sa dohadovať s každým partnerom zvlášť.

Question 10

Kto zodpovedá za chyby vo faktúre a čo hrozí pri nesplnení?

Accepted Answer

Za obsah a správnosť dokladu zodpovedá vždy dodávateľ. Ak faktúra nie je vystavená v požadovanej forme alebo v požadovanej lehote, ide o porušenie povinnosti, ktoré rieši správca dane. Preto validujeme každý doklad voči EN 16931 a pravidlám Peppol BIS Billing 3.0 ešte pred odoslaním.

Question 11

Ako je riešená archivácia a auditný záznam?

Accepted Answer

Dnes platí, že doklad zostáva v aplikácii dostupný spolu s pôvodným XML, takže si ho kedykoľvek stiahnete v PDF aj UBL XML, a pri každom doklade vidíte, kto ho vystavil, odoslal, schválil alebo priradil oddeleniu, aj s časovou pečiatkou. Archiváciu s garantovanou dĺžkou uchovania podľa zvoleného plánu ešte len pripravujeme — až kým ju nespustíme, konkrétnu dobu uchovania nesľubujeme.

Question 12

Spracujú sa prijaté doklady automaticky?

Accepted Answer

Dnes nie — sťahovanie prijatých dokladov spustíte v aplikácii vy a doklady sa načítajú do schránky, kde ich skontrolujete, prípadne priradíte oddeleniu a schválite. Automatické sťahovanie a spracovanie prijatých dokladov bez zásahu používateľa pripravujeme; kým ho spustíme, počítajte s tým, že príjem treba vyvolať ručne.

Question 13

Môže mať prístup aj externý účtovník a viac kolegov?

Accepted Answer

Áno. Vo firme môže pracovať viacero používateľov s rolami majiteľ, spolumajiteľ, účtovník a čitateľ, plus hlavný účtovník a administrátor prijatých faktúr. Prístup kolegovi dnes zakladáme my na požiadanie; roly, oddelenia aj rozsah prístupu si potom nastavíte sami. Externému účtovníkovi tak dáte prístup presne v takom rozsahu, aký potrebuje — od čítania až po plnú prácu s dokladmi.

Question 14

Zvládne portál firmu s viacerými oddeleniami alebo divíziami?

Accepted Answer

Áno. Firmu si rozdelíte do stromu oddelení s ľubovoľnou hĺbkou a člena priradíte do jedného alebo viacerých oddelení, prípadne aj s celým podstromom. Prijaté doklady sa dajú filtrovať a smerovať podľa oddelenia, pri firme s jediným oddelením sa priradia automaticky.

Question 15

Ako riešite dobropisy a opravné doklady?

Accepted Answer

Dobropis aj opravnú faktúru vystavíte s odkazom na pôvodný doklad, takže väzba medzi nimi je strojovo čitateľná. Vystaviť viete aj samofaktúru. Všetky prechádzajú rovnakou validáciou aj rovnakým schvaľovacím postupom ako bežné faktúry.

Dokumentácia XML-Managera

Prepojte e-fakturáciu s účtovníctvom